Comment choisir son standard téléphonique ?

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1. Standard téléphonique : définition

Un standard téléphonique est un autocommutateur qui sert à relier la connexion entre différents postes téléphoniques.

Il peut être public (de type Centrex) ou encore privé (de type IPBX ou PABX).

2. Comment fonctionne un standard téléphonique ?

-        Ses fonctionnalités :

Un standard téléphonique comprend un serveur vocal interactif doté d’un numéro de téléphone unique qui initialisera, gérera et redistribuera toutes les communications aux autres postes de votre entreprise.

La mise en relation de l’entreprise avec vos interlocuteurs peut ainsi se faire de manière :

Ø  Directe :

Moins coûteuse, elle se fait en interne, en recrutant une personne physique qui renseignera sur les services de l’entreprise durant les heures de bureaux.

Ø  Personnalisée :

Plus coûteuse, elle se fait en externe. Elle est idéale pour assurer la permanence, en recrutant une boîte externe qui assurera l’accueil durant les soirées, les heures de pause et les jours fériés.

A titre d’exemple : une mise en relation avec la messagerie vocale ou encore l’attente téléphonique personnalisée pour faire patienter vos clients grâce à des messages, musiques et/ou publicités d’information relatifs aux événements, promotions et activités de votre entreprise.

-        Ses avantages :

Ainsi, un système de standard téléphonique permet de:

-      Distribuer vos appels entrants et sortants en simultané grâce à une ligne directe.

-      Gérer votre boîte vocale et vos terminaux téléphoniques comme les transferts et renvois d’appels.

-      Gérer des fonctionnalités de messagerie et faciliter les conférences téléphoniques internes à l’entreprise.

3. Quel standard téléphonique pour l’entreprise ?

Le bon choix de standard téléphonique sera fonction :

-        Des critères de choix de votre standard :

Ø  des besoins réels et de la taille de votre entreprise

Ø  de la gamme de standard téléphonique recherché

Ø  de la fonctionnalité du modèle de standard.

-        De ce que vous souhaitez faire :

Ø  changer d’opérateur téléphonique ?

Ø  modifier votre installation téléphonique ?

-      augmenter le nombre de fax ou de téléphones

-      modifier et adapter votre installation pour une entreprise multi-sites.

-      ajouter des postes supplémentaires

Ø  remplacer votre installation téléphonique ?

-      remplacer le standard actuel par un mini-standard

-      remplacer votre standard et conserver vos postes actuels

Ainsi, que vous soyez une association, une entreprise, une collectivité locale ou exercez une profession libérale, vous avez le choix entre différents types de standards téléphoniques.

4. Les différentes sortes de standard téléphonique :

Le choix du type de standard téléphonique idéal différera selon que vous recherchez standard interne à l’entreprise ou un standard externalisé.

-        La solution en interne :

Ø  Le PABX (ou Private Automatic Branch Exchange) :

C’est le standard traditionnel qui raccorde directement au réseau téléphonique analogique.

-      Les micro-commutateurs : pouvant relier jusqu’à 10 postes. Il est adapté aux TPE.

-      Les autocommutateurs : adaptés aux PME reliant entre 10 et 350 postes mais aussi aux grandes entreprises possédant plus de 350 postes.

Ceux-là sont généralement dotés de deux lignes entrantes qui peuvent être soit numériques soit analogiques.

Ø  Le IPBX (ou PABX-IP) :

Il s’agit d’un standard téléphonique véhiculant la voix sur IP. Cette solution est compatible avec des réseaux IP publics, privés, GSM, Wi-Fi, Satellite (non-filaire) ou encore ADSL (filaire). Cette solution sera recommandée aux entreprises :

-      Multi-sites, pour faciliter la liaison entreprise-site-terrain.

-      Amenés à faire de nombreux appels internationaux, afin de bénéficier de prix très compétitifs.

-      Dotés d’un standard IP

-      Possédant des personnels de terrain travaillant majoritairement hors-locaux, qui pourront aisément accéder à leurs fax et leurs e-mails.

-      Bénéficiant d’une connexion internet haut-débit

-        La solution externalisée :

Ø  Le Centrex IP :

Il s’agit généralement d’un standard géré par un opérateur téléphonique fixe. Cette solution est conseillée aux entreprises :

-      TPE et PME.

-      Souhaitant faire gérer leur standard téléphonique par une société externe, dotée d’un PABX traditionnel, qui sera connectée à votre réseau interne.

5. Parlons budget!

Investir dans un standard téléphonique revient à prendre en compte de nombreux critères. Il est donc recommandé de s’adresser à des professionnels et prestataires qualifiés qui vous fourniront des devis précis et détaillés répondant à vos exigences en termes de budget, d’installation et de technicité.

-        Les coûts d’investissements principaux:

Choisir le modèle de standard téléphonique le mieux adapté à votre entreprise, inclut de prendre en compte les coûts relatifs au:

Ø  Nombre de postes à relier.

Ø  Type de standard à installer : IPBX ou PABX.

Ø  Prix d’installation, de programmation et de maintenance de votre système.

-        Les coûts additifs:

Outre le budget alloué à votre standard téléphonique, il faut aussi prévoir un devis supplémentaire pour :

Ø  Les prestations relatives à l’accueil téléphonique direct.

Ø  L’achat d’une attente téléphonique personnalisée.

Ø  L’installation de votre standard par un fournisseur professionnel, si votre personnel ne dispose pas de compétences informatiques.

Ø  Un éventuel câblage des locaux de votre entreprise.

-        Comparer les coûts:

Le coût d’investissement pour votre entreprise sera différent selon que vous optez pour l’achat, la location ou l’externalisation de votre standard téléphonique. Pesez le pour et le contre.

Ø  Opter pour l’achat:

Flexible, l’achat d’un standard est conseillé pour un investissement longue durée. Même si les frais d’installations initiaux sont conséquents, cela sera amorti par le faible coût de maintenance annuel de votre standard. En fonction de vos besoins, prévoyez :

-      2000 à 3000 Euros pour un PABX et 25 à 125 Euros supplémentaire pour chaque rajout de poste.

-      2500 à 3500 Euros pour un IPBX et environ 2500 Euros supplémentaires pour l’achat d’une carte d’extension IP que vous intégrerez à un commutateur classique.

Ø  Louer son standard téléphonique:

Que ce soit pour une location courte durée, longue durée ou évolutive, vous aurez tout le loisir de gérer de manière stable votre budget. Cela dépendra majoritairement du nombre de postes à relier dans votre forfait mensuel. Cette solution vous permet aussi de bénéficier:

-      D’un service d’assistance

-      D’un service de dépannage

-      Des dernières technologies en matière de standard téléphonique

Ø  Une autre alternative : l’externalisation:

C’est la solution parfaite pour bénéficier de frais d’installations minimes, car c’est le prestataire externe qui se chargera de s’occuper des détails concernant la maintenance et autres raccordement du standard téléphonique. Elle n’est pas conseillée si vous disposez de nombreux postes car cela vous reviendra cher. Comptez en moyenne entre 20 et 60 Euros mensuels par téléphone.

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